自分の業務をkintoneで情報共有する

自分の業務を同僚と共有することになり、kintoneでやってみる、ということにしたので、その手順など。

環境

まずは自分の業務の分析を行なった。

業務の流れと、それぞれの業務で管理・共有すべき情報だ。情報の中にkintoneで共有すべきものもあれば、他の手段で共有した方がいいものもあるだろうけれど、漏れが生じると困るので、できるだけ網羅的に分析する。「kintoneに関係あるものだけ」ではなく、「業務全体」を分析した方が良い。

私の業務は、例外はあるにせよ、顧客からの要望を受けるところから始まる。それを仕様にまとめ、実装し、テストを施して納品する。

次に、kintoneで何の情報を管理するか決める。これはExcelにまとめてみた。

各段階で必要な情報を書き出していき、アプリに分ける。

「プロジェクト名」はアプリ間で共通にしておかないと、表記のゆれとかで面倒が生じるので「プロジェクト名マスタ」として独立させ、ルックアップで参照することにする。

デザイン用のファイルは別途、ファイル共有で共有した方がいいかもしれない。kintoneのファイル容量の上限だと、デザイン用のファイルは大きすぎてすぐ一杯になってしまいそうだ。

別シートに分けて、各項目にどのフィールドを使うか、「フィールドの種類」を検討する。これは少々経験値が必要なところ。

特にルックアップと関連フィールドの違いは、慣れていないとなかなか見極めがつかない。迷ったらルックアップの方が使いやすいと思う。

あとはサブテーブルの使い方も難しい。一覧画面でサブテーブルを見ることはできない（プラグインなど導入すれば別だが）ので、その辺の視認性も考えつつ。

kintoneを上手に設計するコツは、データ構造、UI（操作感）、視認性の3つのバランスをうまくとっていくことだと思う。設計している間はデータ構造偏重になりがち。

実際に作成してみる。作って見るとやはり操作感とか視認性で課題を感じることも多く、都度設計を変えながら作って行く。

実際作ったアプリはこんな感じ。

要望リストからアクションボタンで工数計算アプリへ値をコピーできるようにしてある。

工数計算アプリにはJavaScriptのカスタマイズを入れてあり、詳細作業のサブテーブルの値から総工数と残工数を計算するようになっている。

実際に利用して操作感や視認性を確かめる。

「アクション」でデータをコピーして新しいレコードを作ることもできるので、そうした機能を活用すると操作感を向上させることができる。